Geinteresseerde kandidaten kunnen hun sollicitatiebrief en cv uiterlijk 25 januari sturen aan ROM-HR@minbuza.nl. Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Pauline Diepenbroek (plaatsvervangend ambassadeur, via ROM-CDP@minbuza.nl).

Zie hieronder de functiebeschrijving.

 

- De Senior Managementondersteuner verleent secretariële ondersteuning en levert overige logistieke en administratieve ondersteuning aan de leiding van de ambassade.
-  De senior managementondersteuner legt verantwoording af aan de ambassadeur, plaatsvervangend ambassadeur Rome (ROM) en (bij vervanging) aan ambassadeur Heilige Stoel (VAT) voor wat betreft de voortgang van de door hen opgedragen werkzaamheden.
-  De Senior Managementondersteuner levert organisatorische en logistieke ondersteuning bij inkomende bezoeken en evenementen die door de ambassade worden georganiseerd.
- De managementondersteuner is daarnaast verantwoordelijk voor de ondersteuning van het netwerk van Honorair Consuls in Italië (13 HCs in totaal). Dit is inclusief procesbewaking van de procedures voor aanstelling en verlenging van de consuls en de ondersteuning van de gesprekscyclus met ambassadeur Rome (en consul- generaal Milaan).
- De Senior Managementondersteuner neemt grotendeels zelfstandig beslissingen bij het voorbereiden van vergaderingen en het maken van verslagen, bij het maken en bijhouden van afspraken, bij de voortgangsbewaking van gemaakte afspraken en bij het verzamelen en ordenen van gegevens.
-  De Senior Managementondersteuner zorgt zelfstandig voor de voortgangsbewaking van gemaakte afspraken en informeert betrokkenen regelmatig.
-  De Senior Managementondersteuner heeft daarnaast een aantal organisatie-brede thema’s in het pakket, waaronder het opbouwen en verspreiden van kennis over de samenwerkingsruimte (Sharepoint) en archieffunctie (Sophia), en de verduurzaming van de bedrijfsvoering (Mission Sustainable) voor wat betreft de werkzaamheden van het MO bureau.
- De voortgang en de afdoening van taken vindt plaats in overleg met de andere medewerkers van het MO bureau en wordt in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten. Er bestaat een nauwe vervangingsrelatie met de Managementondersteuner VAT (ondersteuner ambassadeur Heilige Stoel) en met de Managementondersteuner ambassadeur Rome. Voor wat betreft de gesprekscyclus zal de plaatsvervangend ambassadeur ROM optreden als leidinggevende van de Senior Managementondersteuner.

Gevestigd in het hart van het dynamische Italië, zowel politiek als economisch bezien, biedt de ambassade een uitdagende werkplek met zo’n 37 medewerkers. We werken op dagelijkse basis nauw samen met onze collega’s van het Nederlandse consulaat-generaal in Milaan. Dit postennet richt zich de komende jaren op drie grote beleidsprioriteiten: economie, klimaat en migratie.

De ambassade heeft een afdeling Algemene Zaken / Consulaire Zaken en een geïntegreerd beleidsteam (afdelingen Politiek, Economie en Handel, Defensie, Cultuur). Er zijn verschillende attaches en vertegenwoordigers van andere overheidsorganisaties aanwezig (Defat, IND, OM, politie, LVVN).

Informatie over de samenstelling van het team waarin gewerkt gaat worden :

De Senior managementondersteuner maakt samen met twee collega’s deel uit van het MO bureau Rome, waaraan een collega van de Defensie afdeling eveneens een (deeltijd) bijdrage levert. Het MO bureau ondersteunt de leiding post (Rome en Heilige stoel) ; het MT postennet Italië; diverse inkomende bezoeken en evenementen. Het MO bureau heeft regelmatig werkoverleg met de plaatsvervangend ambassadeur. Het werkt nauw samen met de leiding post, en met collega’s van andere afdelingen (waaronder de afdeling Algemene Zaken). Het MO bureau Rome werkt eveneens nauw samen met de MO van Consulaat- Generaal Milaan en met de medewerker in Florence voor wat betreft een aantal bezoeken van leden van het Koninklijk Huis.

Kennis en ervaringsvelden:

Werk- en denkniveau: MBO-niveau of hoger
Ervaringsniveau: ruime en aantoonbare relevante ervaring in een vergelijkbare functie 
-  In staat zijn goed in te schatten wat vertrouwelijke informatie is, en daar zorgvuldig mee omgaan
- inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de ambassade, het departement, en de Italiaanse overheid zijn vereist.
- Uitstekende contactuele vaardigheden, klantgerichtheid
- Kennis van management-ondersteunende werkwijzen;
- Kennis van archiverings- en documentatietechnieken;
- Kennis van de Windows gestuurde MS-Office programma’s;
- Kennis van secretarieel- administratieve werkafspraken, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie;
- Vaardigheid in organisatie- en coördinatietaken.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands, Italiaans en Engels.

Competenties: klantgerichtheid, voortgangscontrole, plannen en organiseren, flexibiliteit, organisatiesensitiviteit, integriteit, initiatief, samenwerken, zelfontwikkeling.

Korte typering van de gezochte medewerker:

Betrokkene moet een teamspeler zijn, flexibele en klantgericht. De functie vraagt van de medewerker zelfstandigheid en een initiatiefrijke opstelling, Betrokkene dient over de bereidheid en flexibiliteit te beschikken om in voorkomende gevallen taken uit te voeren die noodzakelijk zijn voor de afdeling en verschillen van die in het functieprofiel omschreven worden.

 

- Met derden als eerste contactpersoon van de Ambassade om informatie uit te wisselen over de inhoud van de voortgang in de uitvoering daarvan en om afspraken voor de (plaatsvervangend) ambassadeur, waarbij zorgvuldig dient te worden omgegaan met gevoelige, diplomatieke onderwerpen;
- Met het netwerk van Honoraire Consuls als eerste aanspreekpunt voor alle organisatorische zaken.
- Met het Consulaat-generaal in Milaan over het HOC netwerk, voor zover in het ressort van het CG
- Met in- en externe instanties en personen over binnen de ambassade in behandeling zijnde onderwerpen om (algmeem inhoudelijke) toelichting te geven.