The Innovation section of the embassy of the kingdom of the Netherlands in Japan is looking for a Senior Innovation Advisor, who is fluent in both Dutch and Japanese. The deadline for responding is Friday 25 April 2025 at 23:59 JST.

Please see below for more information (in Dutch).

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

De senior beleidsmedewerker (SBM) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid op zijn/haar taakgebied en wordt aangestuurd door de verantwoordelijke innovatieraad (hoofd van de afdeling voor Innovatie, Wetenschap, Technologie en Onderwijs). De medewerker werkt in hoge mate autonoom en wordt aangestuurd op hoofdlijnen. De medewerker vertaalt het beleid in haalbare plannen die zijn afgestemd op de lokale context en draagt zorg voor adequate uitvoering. De medewerker verzamelt, signaleert, analyseert, interpreteert en rapporteert over informatie en ontwikkelingen op een of meer beleidsdomeinen die van belang zijn voor de ontwikkeling van het beleid. De medewerker kent de lokale politieke en administratieve situatie, het bedrijfsleven en de kennisinfrastructuur, kent het krachtenveld (incl. belangen), schat haalbaarheid van acties/besluiten in, en onderkent tijdig afbreukrisico’s. De medewerker staat Nederlandse partijen te woord en voorziet hen adequaat van advies. De medewerker levert logistieke-administratieve ondersteuning en bereidt bijeenkomsten/missies/promoties voor. De medewerker wisselt actief kennis/informatie/ideeën uit, en is herkenbaar binnen de organisatie en buiten de ambassade.

De medewerker stelt concrete en haalbare doelen, prioriteert in overleg met leidinggevende, en houdt toezicht op uitvoering van projecten en programma’s. De medewerker rapporteert over het verloop van projecten en ontwikkelingen, is op de hoogte van trends, initieert en stimuleert kennisontwikkeling, en draagt bij aan beleidsontwikkeling. De medewerker heeft een goed netwerk, benut op het juiste moment contacten, vormt allianties en bouwt bruggen om doelstellingen te behalen. De medewerker toetst het draagvlak voor ideeën en beslissingen en neemt dit mee in de ontwikkeling en uitvoering van plannen.

De afdeling voor Innovatie, Wetenschap, Technologie en Onderwijs werkt aan onderwerpen zoals semicon, quantum, fotonica, AI, 5G/6G, waterstof, batterijtechnologie, ruimtevaart, robotisering, biotechnologie, economische- en kennisveiligheid, innovatiebeleid, industriebeleid, wetenschapsbeleid. In 2025 gaat voor de ambassade als geheel, veel aandacht uit naar de organisatie van de Osaka Expo met programma’s op het gebied van Hightech & Digitalisering, Life Sciences & Health, Landbouw en Voeding, Energie & Duurzaamheid. 

B.1.1    RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN

•    Beleid is vertaald in concrete en realistische context specifieke beleidsplannen. 
•    Bijeenkomsten/missies/producten zijn gerealiseerd conform afspraken (tijd, kwaliteit, budget).
•    Vragen zijn adequaat en tijdig afgehandeld en afgestemd.
•    Bijdragen (producten/analyses/overzichten/e.a.) zijn tijdig aangeleverd.
•    Producten/diensten/initiatieven zijn afgestemd op de lokale context en randvoorwaarden zijn gecreëerd voor een effectieve implementatie. 
•    Plannen en producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, budget) passend binnen jaarplan.
•    Uitvoering is gemonitord en geëvalueerd.
•    Relevante signalen uit politiek, samenleving en uitvoeringspraktijk zijn opgevolgd, knelpunten zijn geadresseerd, en noodzakelijke bijsturing heeft plaatsgevonden.
•    Besluitvorming heeft plaatsgevonden conform de geldende interne en externe kaders/spelregels/afspraken. 
•    Medewerker heeft zich zowel intern als extern gepositioneerd als deskundige op (eigen) dossiers en is een gewaardeerde partner.
•    Een relevant netwerk is opgebouwd, onderhouden en gebruikt.
•    Systemen/administratie zijn op orde.
•    Beleidsplannen zijn adequaat vertaald in opdrachten aan derden en andere initiatieven.
•    Partijen binnen en buiten de ambassade zijn effectief ingeschakeld en beïnvloed.
•    Kennisdeling en kennisontwikkeling is geborgd.
•    Relevante kennis is beschikbaar voor en/of is gedeeld met relevante partijen.

Specifiek voor deze functie:
•    Goed voorbereide en gefaciliteerde succesvolle bezoeken van economische missies op genoemde kennisintensieve en innovatieve technologiegebieden.
•    Geleverde meerwaarde in bijdragen aan de realisatie van samenwerkingsverbanden op genoemde kennisintensieve en innovatieve technologiegebieden.
•    Een overzichtelijk beeld van relevante partijen en contacten binnen de Japanse en Nederlandse overheid op het gebied van innovatie, wetenschap en technologie, waarbij helder is wie de ‘movers & shakers’ zijn. 
•    Hetzelfde geldt voor het Japanse en Nederlandse bedrijfsleven en de Japanse kennisinfrastructuur. 
•    Er is voor deze genoemde groepen een beleid vastgesteld hoe deze het beste benaderd kunnen worden.
•    Activiteiten en contacten zijn op tijd en in goede orde in Achilles (en CRM) verwerkt en waar nodig wordt over deze activiteiten ook aan de IA-thuisbasis en EZ gerapporteerd.
•    Er worden, in lijn met de taakopdracht, periodiek relevante analyses opgesteld die kunnen bijdragen aan het innovatiebeleid in Nederland.
•    Er is een samenhangend (meerjaren-)plan waarin is beschreven hoe de afdeling haar doelen denkt te behalen.
•    De samenwerking met de rest van de post verloopt goed en er is een actieve bijdrage aan gezamenlijke projecten op de post.
•    Tijdige rapportages aan en ondersteuning van de innovatieraad.

B.1.2    TAKEN

De SBM ondersteunt de innovatieraad bij de hierboven vermelde algemene taken. De medewerker heeft een hoge mate van zelfstandigheid en neemt bij afwezigheid van de innovatieraad de verantwoordelijkheden van de innovatieraad waar. Zo coördineert hij/zij in deze afwezigheid o.a. de werkzaamheden van het team en fungeert de SBM in voorkomende gevallen als aanspreekpunt voor betrokken collega’s. De medewerker koppelt zaken vervolgens terug voor afstemming met de innovatieraad. De medewerker is verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en ten uitvoer brengen van bezoeken van delegaties van bedrijven, kennisinstellingen en overheidsinstellingen. Om dergelijke bezoeken en verdere projecten goed uit te kunnen voeren is de SBM een spin in het regionale web en onderhoudt hij/zij een netwerk met wetenschappers, kenniscentra, overheidsorganisaties en bedrijven in Japan. De SBM is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en ondersteunen van andere activiteiten, zoals seminars, webinars, beurzen en conferenties die de kennisintensieve en innovatiesamenwerking tussen Japan en Nederland bevorderen. Hij/zij adviseert en draagt bij aan de planning, organisatie en evaluatie van bilaterale samenwerkingsprojeten in onderzoek en innovatie. De SBM is bekend met het Nederlandse innovatiebeleid en onderhoudt het contact met relevante afdelingen binnen het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken (EZ) en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Bovenal volgt, documenteert en analyseert de medewerker het Japanse innovatiebeleid om zodoende bij te kunnen dragen aan beleidsontwikkeling en activiteitenplanning, in samenspraak met de innovatieraad. Het werk van de SBM strekt zich uit over heel Japan.

B.2 SPEELRUIMTE/KADERS

•    De SBM rapporteert aan de innovatieraad en legt verantwoording af voor zijn/haar aanpak, de vooruitgang in het werk en de kwaliteit van zijn/haar dienstverlening. Regels van de post en EZ zijn hierbij toepasselijk.
•    De SBM voert werkzaamheden in hoge mate zelfstandig uit. Bij afwezigheid van de innovatieraad zal de SBM met een enkele aanwijzing ook gedurende langere tijd zelfstandig de werkzaamheden moeten kunnen uitvoeren en als aanspreekpunt moeten kunnen fungeren voor de rest van het team. Hij/zij is in die situatie dan ook het eerste aanspreekpunt voor de leiding post, EZ en RVO.

B.3 CONTACTEN

De medewerker onderhoudt zelfstandig de voor het werk benodigde contacten in zowel Nederland als in Japan. Deze zullen vooral bestaan uit:
•    Medewerkers van relevante ministeries en uitvoeringsorganisaties in Japan en Nederland.
•    Collega’s bij EZ/B&I, de IA-thuisbasis en in het IA-netwerk.
•    Collega’s op de ambassade, het consulaat-generaal en eventuele andere posten.
•    Vertegenwoordigers van relevante Japanse en Nederlandse kennisintensieve bedrijven.
•    Vertegenwoordigers van relevante Japanse en Nederlandse kennisinstellingen. 

B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

•    Kennis van de ontwikkelingen m.b.t. het werkterrein.
•    Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.
•    Vaardigheid in het optreden naar buiten, zowel schriftelijk als mondeling.
•    Vaardigheid in het analyseren en het schriftelijk en mondeling beantwoorden van vragen.
•    Vaardigheid in het voorbereiden/coördineren van bijeenkomsten/missies/producten.
•    Vaardigheid in het opstellen van adviesrapporten, notities en procesmatig tot stand brengen van producten.
•    Vaardigheid in het signaleren en inhoudelijk analyseren van ontwikkelingen en het vertalen van inzichten naar adviezen, plannen en rapportages.
•    Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeën en concepten. 
•    Vaardigheid in het tot stand brengen van (beleids)producten en in het zorg dragen voor implementatie. 
•    Vaardigheid met ICT-systemen.

Specifiek voor deze functie:
•    Kennis en begrip van de inhoud en de ontwikkelingen op het gebied van onderzoek-, innovatie- en industriebeleid in Japan en in Nederland.
•    Kennis en begrip van de inhoud en de ontwikkelingen op het gebied van onderzoek en innovatie bij het bedrijfsleven en de kennisinfrastructuur in Japan en in Nederland.
•    Vaardigheid in het werken met mensen op verschillende niveaus in Japan en in Nederland.
•    Vaardigheid in het opbouwen, onderhouden en uitbreiden van een netwerk van relevante contacten.
•    Vaardigheid in het proactief signaleren en vertalen van informatie en inzichten in aanbevelingen, plannen en rapporten en het inschatten van de resultaten op beleidsgebied en zakelijke mogelijkheden.
•    Oprechte interesse in wetenschap, technologie en innovatie gerelateerde onderwerpen.
•    Proactief, creatief, flexibel, innovatief, ondernemend, dienstverlenend, autonoom en teamspeler.
•    Vloeiend in woord en geschrift in Japans, Engels en Nederlands.
•    Bekend met cultuur en gewoonten in Japan en in Nederland.

B.5 COMPETENTIES 
 
•    Analyseren
•    Coördinatie
•    Communiceren
•    Conceptueel denken
•    Cultureel bewust
•    Creatief
•    Dienstverlenend
•    Durf
•    Flexibel
•    Initiatief
•    Integer
•    Mensgericht
•    Nauwkeurig
•    Netwerken
•    Organisatorisch
•    Organisatiesensitiviteit
•    Planning 
•    Resultaatgericht
•    Samenwerken
•    Stressbestendig
•    Teamgeest
•    Tijd management
•    Visie
•    Zelfstandig

B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS

•    Werk- en denkniveau: WO-niveau.
•    Ervaringsniveau: enige jaren werkervaring op niveau schaal 8 of schaal 9 (of vergelijkbaar).
•    Specifiek voor deze functie: kennis van het Nederlandse en Japanse innovatiebeleid, ervaring met projectmatig werken, ervaring met netwerkanalyses.
•    Specifiek voor deze functie: aantoonbare managementervaring, organisatievermogen, goede schriftelijke en mondelinge vaardigheid in zowel de Nederlandse, Engelse als de Japanse taal.

C.WERKOMGEVING

C.1
Je werkt op de IA-afdeling van de Nederlandse ambassade in Tokio en rapporteert rechtstreeks aan de innovatieraad. De IA-afdeling is actief op het gebied van wetenschap, onderzoek, innovatie, onderwijs en technologie. De IA afdeling is onderdeel van het IA-netwerk dat als doelstelling heeft een bijdrage te leveren aan het innovatiebeleid van het ministerie van Economische Zaken en het versterken van de internationale positie van Nederland op de genoemde werkterreinen. Het IA-netwerk heeft op die gebieden een liaison functie voor internationale samenwerking tussen Nederlandse bedrijven, kennisinstellingen, overheid en hun buitenlandse counterparts. Het IA-netwerk draagt bij aan: ondersteuning van beleidsvorming door de Nederlandse overheid en haar agentschappen, het verlenen van diensten aan het Nederlandse bedrijfsleven en onderzoeksorganisaties, bilaterale en multilaterale samenwerking. Het IA-netwerk stelt zich proactief op, zoekt naar kansen voor Nederlandse bedrijven en onderzoeksinstellingen, verstrekt relevante informatie aan de Nederlandse overheid en legt en verbindt direct contact met alle relevante spelers.

C.2
De IA-afdeling maakt deel uit van de Nederlandse ambassade in Tokio. De ambassade telt zo’n 50 medewerkers. De IA afdeling heeft 7 medewerkers. De innovatieraad is het hoofd van de IA-afdeling. De IA-afdeling werkt nauw samen met de andere afdelingen binnen het Economisch Cluster (handel, landbouw, investeringen) en met andere afdelingen binnen de ambassade en het consulaat-generaal in Osaka.

D. TYPERING – MEDEWERKER

•    De medewerker is klantgericht.
•    De medewerker kan plannen en organiseren.
•    De medewerker is omgevingsbewust.
•    De medewerker is communicatief sterk.    
•    De medewerker kan netwerken.  
•    De medewerker is creatief.  

Specifiek voor deze functie:
•    De medewerker is flexibel, werkt onafhankelijk, heeft een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en is in staat om makkelijk over te schakelen tussen verschillende taken en dossiers.
•    De medewerker heeft gevoel voor tijdig en kwalitatief hoogstaand werk af te leveren, is accuraat, heeft oog voor detail en is in hoge mate integer. 
•    De medewerkers heeft gevoel voor technologie en weet goed gebruik te maken van zowel digitale als analoge bronnen van informatie.
•    De medewerker heeft meerdere jaren werkervaring op een vergelijkbaar niveau als schaal 8 of schaal 9 in een economisch, innovatie, business development en/of wetenschappelijk domein.
•    De medewerker is collegiaal, is prima in staat om zelfstandig en zonder veel supervisie te werken, maar heeft nadrukkelijk ook breder oog voor de behoeften van een team en kan daarop acteren.
•    De medewerkers is proactief, resultaatgericht en dienstverlenend ingesteld.
•    De medewerkers heeft een internationale oriëntatie en een internationale werkervaring. 

E. OVERIGE INFORMATIE

•    Salaris:
Het brutosalaris is, afhankelijk van relevante ervaring, kwalificaties etc. tussen de JPY 702,842 en JPY 1.054,262. Een 13e en 14e maand maken deel uit van de arbeidsvoorwaarden.

•    Contractvoorwaarden zijn in overeenstemming met de regels die gelden voor de lokale staf van de Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Tokio. 

•    Selectieprocedure:
Kandidaten wordt gevraagd een sollicitatiebrief en CV te sturen naar:
Eric van Kooij, Innovatieraad (eric@hollandinnovation.jp). 

•    Startdatum van de werkzaamheden is 1 mei 2025, of eerder in overleg. 

•    Bij het aannemen van nieuw personeel streven we naar diversiteit van het team. 

•    Contactpersoon:
Eric van Kooij, Innovatieraad (eric@hollandinnovation.jp).
Reageren kan t/m 25 april 2025, 23:59 JST.