*This is a vacancy for Policy Officer at the Defense Attaché office. Since Dutch fluency is a requirement for this position, this vacancy is in Dutch.

Vacature: Beleidsmedewerker, Defensieafdeling

A.        BASISGEGEVENS FUNCTIE

Functiebenaming: Beleidsmedewerker
Post: ZMA Tokio
Functieniveau: schaal 9
Aantal uren: 37,5

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

B.1.1  RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN

•            Beleid is vertaald in concrete en realistische context specifieke beleidsplannen 
•            Bijeenkomsten/missies/producten zijn gerealiseerd cfm. afspraken (tijd, kwaliteit, budget)
•            Vragen zijn adequaat en tijdig afgehandeld en afgestemd
•            Bijdragen (producten/analyses/overzichten/e.a) zijn tijdig aangeleverd
•            Producten/diensten/initiatieven zijn afgestemd op de lokale context en randvoorwaarden zijn gecreëerd voor een effectieve implementatie
•            Plannen en producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, budget) passend binnen jaarplan
•            Uitvoering is gemonitord en geëvalueerd
•            Relevante signalen uit politiek, samenleving en uitvoeringspraktijk zijn opgevolgd, knelpunten zijn geadresseerd, en noodzakelijke bijsturing heeft plaatsgevonden
•            Besluitvorming heeft plaatsgevonden conform de geldende interne en externe kaders/spelregels/afspraken
•            Medewerker heeft zich zowel intern als extern gepositioneerd als deskundige op (eigen) dossiers en is een gewaardeerde partner
•            Een relevant netwerk is opgebouwd, onderhouden en gebruikt
•            Systemen/administratie zijn op orde
•            Beleidsplannen zijn adequaat vertaald in opdrachten aan derden en andere initiatieven
•            Partijen binnen en buiten de ambassade zijn effectief ingeschakeld en beïnvloed
•            Kennisdeling en kennisontwikkeling is geborgd
•            Relevante kennis is beschikbaar voor en/of is gedeeld met relevante partijen

Specifiek voor deze functie:

• Er is een overzichtelijk beeld van wie is wie binnen het Japanse Ministerie van Defensie, waarbij tevens helder is wie de ‘movers & shakers’ zijn
• Hetzelfde geldt voor de Japanse Krijgsmacht en de Japanse Defensie Industrie
• Er is voor deze genoemde groepen een beleid vastgesteld hoe deze het beste benaderd kunnen worden
• Er is een goed overzicht van relevante wetenschappelijke instituten en fora en de binnen deze instituten werkzame relevante wetenschappers
• Dit netwerk van wetenschappers wordt, in overleg met de DA, onderhouden en actueel gehouden.
• Er worden, in lijn met de taakopdracht, periodiek relevante analyses opgesteld
• Bezoeken vanuit Nederland verlopen volgens vastgesteld plan waarbij vooraf gestelde doelen worden nagestreefd
• Er is een samenhangend (meerjaren-)plan waarin is beschreven hoe de afdeling haar doelen denkt te behalen
• De samenwerking met de rest van de post verloopt goed en er is een actieve bijdrage aan gezamenlijke projecten op de post

De beleidsmedewerker ondersteunt de defensie attaché bij de hierboven vermelde algemene taken. De BM heeft een hoge mate van zelfstandigheid en neemt bij afwezigheid van de defensie attaché de verantwoordelijkheden van de defensie attaché waar. Zo coördineert de BM in deze afwezigheid o.a. de werkzaamheden en geeft leiding aan de assistent. De BM koppelt zaken vervolgens terug voor verdere afstemming met de defensie attaché.

De BM is verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en ten uitvoer brengen van (VIP) bezoeken. Om dergelijke bezoeken en verdere projecten goed uit te kunnen voeren is de BM een spin in het regionale web en onderhoudt hij/zij een netwerk met wetenschappers, kenniscentra en defensieorganisaties binnen de landen van accreditatie. Daarnaast is de BM bekend met de Nederlandse defensieorganisatie en onderhoudt hij/zij het contact met relevante afdelingen binnen het Nederlandse Ministerie van Defensie.

Bovenal volgt, documenteert en analyseert de BM regionale (geo)politiek voor het onderkennen van trends op de veiligheidsdossiers teneinde rapportages te kunnen opleveren en verspreiden. Bovendien draagt betrokkene bij aan beleidsontwikkeling, in samenspraak met de attaché. Het werk van de BM strekt zich uit over de drie landen van accreditatie (Japan, de Filipijnen en Vietnam).

• De beleidsmedewerker rapporteert aan de defensie attaché.
• De beleidsmedewerker voert veel werkzaamheden zelfstandig uit. Vanwege de regelmatige afwezigheid van de defensie attaché zal de beleidsmedewerker met een enkele aanwijzing ook gedurende langere tijd zelfstandig de werkzaamheden moeten kunnen uitvoeren en leiding moeten kunnen geven aan de rest van het team.

B.3 CONTACTEN

De beleidsmedewerker onderhoudt zelfstandig de voor het werk benodigde contacten in zowel Nederland als de landen waarvoor de defensie attaché is geaccrediteerd. Deze zullen vooral bestaan uit:

• Militaire en civiele beleidsmedewerkers.
• Personeel op de betreffende ambassades.
• Kennis centra en wetenschappelijke fora.

B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

•            Kennis van departments-cycli (Beleids-, Begrotings-, Project-, Jaarplan-, etc.) alsmede vaardigheid in de toepassing ervan
•            Kennis van de regels, voorschriften en ontwikkelingen m.b.t. het werkterrein
•            Algemene kennis van communicatie (en voorlichting)
•            Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen
•            Vaardigheid in het optreden naar buiten, zowel schriftelijk als mondeling.
•            Vaardigheid in het analyseren en het schriftelijk en mondeling beantwoorden van vragen
•            Vaardigheid in het voorbereiden/coördineren van bijeenkomsten/missies/producten
•            Vaardigheid in het opstellen van adviesrapporten, notities en procesmatig tot stand brengen van producten
•            Vaardigheid in het signaleren en inhoudelijk analyseren van ontwikkelingen en het vertalen van inzichten naar adviezen, plannen en rapportages
•            Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeën en concepten
•            Vaardigheid in het tot stand brengen van (beleids)producten en in het zorg dragen voor implementatie
•            Vaardigheid met ICT systemen

B.5 COMPETENTIES

Ontleend aan het Competentiewoordenboek Defensie: