Contract voor 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging vanaf juli/augustus 2025 (in overleg)
Afdeling Operationeel Management
Permanente Vertegenwoordiging van het Koninkrijk der Nederlanden te Genève

FUNCTIEOMSCHRIJVING

De secretarieel administratief ondersteunende activiteiten op de post zijn geclusterd in een secretarieel-administratieve pool. De vijf managementondersteuners in deze pool vallen formeel onder de afdeling Operationeel Management, maar voeren werkzaamheden uit voor de beleidsafdelingen (Politieke Zaken, Economische Zaken), de PV Verenigde Naties (PV VN) en de PV Ontwapening. De afdeling bestaat daarnaast uit de Operationeel Manager, een Senior medewerkster Algemene Zaken, een deeltijd medewerkster Algemene Zaken en twee chauffeurs. Waar beleidsondersteunende taken zijn gemoeid zorgen de Operationeel Manager en het afdelingshoofd (in de rol van mede-beoordelaar) samen voor personele aansturing. De managementondersteuners in de pool kunnen elkaar vervangen. 

De Senior Managementondersteuner verricht alle voorkomende hieronder genoemde werkzaamheden. Betrokkene zal de werkzaamheden zodanig goed organiseren dat de medewerkers soepel hun taken kunnen vervullen. Ondersteuning wordt geboden waar mogelijk. De Managementondersteuner is verantwoordelijk voor het beheer van de complexe agenda’s en is nauw betrokken bij de organisatie van de bezoekersprogramma’s van de vele (Ministeriële) delegaties uit Den Haag die Genève bezoeken. 

A    Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden 

• secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten (o.a. agendabeheer - groot vergadercircuit, met veel conflicterende uitnodigingen-, postbusbeheer, verzorging inkomende/uitgaande correspondentie en telefonische communicatie)
• (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
• coördinatie van complexe informatiestromen
• fungeren als schakel, contactpersoon naar de interne organisatie en externe omgeving
• inschatting belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
• informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen
• verslaglegging, notuleren, vertalen, uitwerken en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing
• (inhoudelijk) administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning en voorbereiding van algemene en complexere aard (o.a. officiële hoge bezoeken, missies, seminars, etc., alsmede dienstreizen en werkbezoeken)
• ontvangst en te woord staan (veel) bezoekers
• aanleggen en bijhouden werkdossiers 
• verzorgt een belangrijke spilfunctie bij afspraken, ontvangst, representatie, interne en externe bijeenkomsten
• fungeert als 1e aanspreekpunt voor netwerk en relaties op het gebied van operationele zaken
• etc.

B    Specialistische en beleidsinhoudelijke ondersteuning

• gegevens verzamelen en controleren op juistheid, bruikbaarheid, tijdigheid, rechtmatigheid en volledigheid
• gegevensverwerking, inrichting, beheer en onderhoud in (geautomatiseerde) bestanden
• informatie en inhoudelijke vragen van klanten op een juiste en effectieve wijze beoordelen en afhandelen binnen gestelde termijnen
• managementinformatie samenstellen en op verzoek voorzien van conclusies
• verzorgen van toegankelijke dossiervorming 
• toezien op consistent gebruik van gegevens, procedures en richtlijnen
• (deel)producten en diensten tijdig realiseren op basis van procedures, methoden, technieken en regelingen
• bewaken van planningen en voortgang 
• toezien op juistheid en coördinatie van de financiële administratie (controlling)
• formuleren van praktische voorstellen voor aanpassing 
• relatiebeheer onderhouden bij externe activiteiten administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van specifieke aard (evenementen/workshops,etc.) 
• rapporteren over en signaleren van beleidsterrein gerelateerde ontwikkelingen
• uitvoeren van deskresearch ten behoeve van netwerkrelaties
• netwerk opbouwen en onderhouden ten behoeve van de informatievoorziening.
• etc.

TYPERING GEZOCHTE MEDEWERKER

WERKOMGEVING

In Genève huizen ruim 35 internationale organisaties en ruim 400 ngo’s. Organisaties zijn actief op de terreinen ontwapening, mensenrechten, noodhulp, economie, vredesopbouw, handel en ontwikkeling, arbeid, gezondheidszorg, migratie, water, en klimaat. Genève is daarmee een plek waar verschillende actoren (statelijk en niet-statelijk) bijeenkomen om werkbare kaders te onderhandelen. De belangen van ons Koninkrijk zijn groot, deze verdedigen wij in internationale vergaderingen, en in programma’s van VN-instellingen en ngo’s. 
Ook faciliteert de PV inkomende bezoeken van delegaties op hoog niveau en organiseert de PV evenementen, conferenties en ronde tafels waarin we zoveel mogelijk spelers en verschillende perspectieven bijeen brengen om zo een constructieve inbreng te leveren op de vraagstukken op de Geneefse agenda.
Samen met de ontwapeningsdelegatie heeft de PV VN Genève op dit moment circa 26 uitgezonden en 11 lokale medewerkers. De samenwerking tussen de verschillende afdelingen is dagelijkse praktijk: de klimaatportefeuille wordt gedeeld tussen de economische en politieke afdelingen. 

VEREISTE COMPETENTIES

Voor een goede invulling van de functie zijn de volgende competenties vereist:

• Plannen en organiseren (en daarmee samenhangend voortgangscontrole)
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Initiatief
• Sensitiviteit
• Netwerken (relatiebeheer)

DIVERSITEIT

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, seksuele en genderidentiteit, cultuur, achtergrond, kennis en competenties. We nodigen je uit om in je motivatie aan te geven op welke wijze je je hiervoor wenst in te zetten.

ARBEIDSVOORWAARDEN

Je komt in dienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken op een lokaal contract op wie de zogenoemde Rechtspositieregeling lokaal in dienst genomen werknemers van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van toepassing is.
De functie bevindt zich op schaal 7. Indicatie startsalaris (gebaseerd op loontabel Zwitserland, schaal 7, loonnummer 0, voor 40 uur): CHF 7.924,00 bruto per maand. 

SOLLICITEREN

Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern gepubliceerd. De sollicitatieprocedure bestaat uit een schrijfopdracht en een of meerdere gesprekken.

Geïnteresseerden worden uitgenodigd een motivatiebrief en curriculum vitae te sturen naar GEV-HR@minbuza.nl voor 3 maart 2025.

MEER INFORMATIE

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen via bovengenoemd emailadres.