Nederlandse Ambassade te Madrid
Functieniveau : schaal 6 (1.495 – 1.744 EUR bruto, afhankelijk van relevante ervaring)
Aantal uren : parttime 21,25 uur per week
Periode : vast dienstverband
Startdatum : 12 mei 2025

FUNCTIEBESCHRIJVING
Bij de consulair medewerker is er sprake van algemeen geformuleerde opdrachten. Inschatting van belang en urgentie, het leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren zijn dagelijkse kost. Er wordt enige flexibiliteit verwacht, aangezien het nodig kan zijn om buiten werktijd bijstand te verlenen aan Nederlanders.
• De medewerker is een teamspeler en een schakel naar de interne organisatie, is oplossingsgericht, stressbestendig, representatief en klantgericht;
• De medewerker draagt bij aan een excellente consulaire dienstverlening;
• De medewerker is empathisch, kan goed luisteren, is veerkrachtig, staat sterk in de schoenen en heeft een ruime dosis incasseringsvermogen om steun te kunnen verlenen aan Nederlanders in nood.
De Nederlandse ambassade in Madrid is vanwege het grote aantal Nederlanders dat jaarlijks permanent of tijdelijk in Spanje verblijft, een van de drukste Nederlandse ambassades ter wereld voor wat betreft consulaire dienstverlening. De geselecteerde kandidaat krijgt een training on the job in de verschillende consulaire processen en systemen.

TAKEN
1. Consulaire dienstverlening
• Het innemen van aanvragen voor o.a. de afgifte van reisdocumenten, nooddocumenten, machtiging voorlopig verblijf en overige front office taken in overeenstemming met de wettelijke eisen en het controleren op volledigheid en juistheid van een aanvraag;
• Het 2 à 3 maal per jaar bezoeken van verschillende locaties in Spanje voor het innemen van reisdocumenten buiten Madrid;
• Het (actief) mondeling en schriftelijk verstrekken van (achtergrond) informatie voor de aanvraag van consulaire verklaringen en DigiD-codes;
• Overige front office taken zoals bijvoorbeeld begeleiden bij inburgeringsexamens;
• Back office taken zoals het afhandelen van verzendingen van aanvragen en opvolgen van onvolledige dossiers.

2. Consulair maatschappelijke dienstverlening
• Het bieden van excellente consulaire bijstand, ondersteuning geven aan kwetsbare Nederlanders en Nederlanders in nood. Dit kan gaan om situaties als ziekenhuisopnames, sterfgevallen, detenties en gevallen van mentaal verward gedrag;
• Assisteren bij de voorbereiding en reactie op een crisissituatie waarbij mogelijk grote aantallen Nederlanders betrokken kunnen zijn, zoals bosbranden, grootschalige ongevallen of natuurrampen.

3. Informatie-en kennisoverdracht
• Postbusbeheer en coördinatie van afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken;
• Meedraaien met de wekelijkse dienst (2 à 3 maal per jaar) waarbij het nodig is om 24/7 (telefonisch) beschikbaar te zijn;
• Vervanging van overige consulaire medewerkers binnen de afdeling tijdens afwezigheid / verlof;
• Het halen van 'deadlines' en het nauwkeuring afleveren van de opgedragen werkzaamheden;
• Overige voorkomende consulaire werkzaamheden.
Afhankelijk van de werkzaamheden kan (periodiek) meer nadruk gegeven worden op bepaalde onderdelen van de taken.

WIE ZOEKEN WIJ?
De Nederlandse ambassade in Madrid zoekt een flexibele, empathische en klantgerichte collega die er voldoening uithaalt om Nederlanders in nood te helpen en die overige excellente consulaire dienstverlening kan bieden. Een aantal van de taken waarmee de consulair medewerker op een werkdag te maken kan krijgen zijn: het innemen van een aanvraag voor een reisdocument, logistieke werkzaamheden rondom aanvragen, het voorbereiden van een verklaring, maar ook het bijstaan bij een overlijdensgeval of detentie en overleg met derden-belanghebbenden. De consulair medewerker behoudt het overzicht en de kalmte in situaties waarin meerdere taken door elkaar lopen en er sprake is van tijdsdruk.

De persoon die we zoeken heeft:
• Werk- en denkniveau: MBO en minimaal 3 jaar werkervaring;
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Spaans (minimaal B1-niveau). Kennis van het Engels op B2-niveau;
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van communicatie (schriftelijk en mondeling) en dienstverlenende houding;
• Aandacht voor detail en probleemoplossend vermogen;
• Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-officeprogramma’s zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint;
• Affiniteit met vakinhoudelijke consulaire zaken is een pré.

Comptetenties
• Klantgerichtheid
• Overtuigingskracht
• Samenwerken
• Integriteit
• Resultaatgerichtheid
• Flexibiliteit
• Stressbestendigheid
• Proactief

Divesiteit en inclusiviteit
De ambassade heeft een actief diversiteitsbeleid en wil een inclusieve organisatie zijn. Dit doen we door de verschillen van mensen optimaal te benutten en door een werkcultuur te creëren waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. Bij de samenstelling van teams en bij de werving van nieuwe medewerkers streven we naar diversiteit in onder andere leeftijd, sekse(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)handicap, kennis en competenties.

WAT WE AANBIEDEN
De Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Spanje biedt een parttime arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit is een lokale functie met bijbehorend salaris en voorwaarden, vastgesteld door de Nederlandse Ambassade in Spanje. Op de arbeidsvoorwaarden zijn de Spaanse wet- en regelgeving en de regelgeving van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken van toepassing, zoals vastgelegd in de Rechtspositieregeling Lokale Werknemers 2020, vastgesteld door de Minister van Buitenlandse Zaken alsmede de Postuitwerking Spanje 2020.

OVER DE AMBASSADE EN DE AFDELING
De ambassade De ambassade in Madrid behartigt de Nederlandse belangen in Spanje en maakt deel uit van het netwerk van diplomatieke posten wereldwijd van het ministerie van Buitenlandse Zaken. We werken op een breed scala aan beleidsterreinen en operationele gebieden. Van politiek tot sociale zaken, van veiligheid tot economie en handel, van landbouw tot consulaire zaken en van cultuur tot migratie. Om ons werk te kunnen doen, hebben we een breed netwerk onder de centrale en lokale overheden, politici, de private sector, het maatschappelijk middenveld, journalisten, de academische wereld, culturele instellingen en de Nederlandse gemeenschap in Spanje.
De ambassade is gevestigd in een van de Cuatro Torres in het noorden van Madrid, dat een ruime en lichte kantoorruimte biedt met een prachtig uitzicht op de stad en de Sierra. We hebben momenteel ongeveer 60 medewerkers, inclusief stagiaires en stagiairs. We hebben ongeveer 15 diplomatieke medewerkers, die ofwel werken voor het ministerie van Buitenlandse Zaken of voor andere ministeries of overheidsorganisaties. Het grootste deel van het team bestaat uit lokaal geworven medewerkers. Buiten Madrid is er ook een Netherlands Business Support Office met medewerkers in Barcelona en Valencia, en we hebben een netwerk van 9 Honorair Consuls in verschillende gebieden in Spanje met sterke banden met Nederland om consulaire of economische redenen.
Onze waarden Wij bieden een omgeving waar resultaten, teamgeest, pro-activiteit, initiatieven en ideeën om ons werk te verbeteren worden gewaardeerd. Onze medewerkers genieten de vrijheid om hun werk te organiseren, uitgaande van een op vertrouwen gebaseerd model waarbij alle medewerkers verantwoordelijkheid en eigenaarschap nemen voor hun taken. We helpen en ondersteunen elkaar en leren van elkaar.

HEEFT U BELANGSTELLING?
Geïnteresseerde kandidaten* worden vriendelijk verzocht hun motivatiebrief (in het Nederlands of Spaans) en curriculum vitae te sturen naar het onderstaande e-mailadres, ter attentie van Filiz Deveci.
De sollicitatiegesprekken vinden in persoon plaats. De selectieprocedure bestaat uit verschillende rondes en individuele taakopdrachten kunnen hiervan onderdeel uitmaken.
Uiterste datum voor indiening van sollicitaties: 17 maart 2025. Sollicitaties die worden ontvangen na de uiterste datum, worden niet in aanmerking genomen. 
Stuur uw sollicitatie of vragen naar: mad-hr@minbuza.nl
*Alle kandidaten moeten een Spaans DNI- of NIE-nummer hebben, evenals een Spaans burgerservicenummer.